「供覧」と「回覧」、どちらも書類を関係者に読んでもらうための言葉ですが、そのニュアンスや使われ方には違いがあります。「供覧 回覧 違い」を理解することで、ビジネスシーンでの円滑なコミュニケーションに役立ちます。
供覧と回覧の基本的な違いとは？
「供覧」は、特定の個人やグループに書類を「見せる」「提示する」という意味合いが強い言葉です。主に、上司や重要な人物に報告書や企画書などの書類を提出し、目を通してもらう際に使われます。 この「見てもらう」という行為そのものが重要視されます。
一方、「回覧」は、書類を複数の人に順番に「回していく」ことを指します。回覧板のように、関係者全員が順番に書類を確認していくイメージです。回覧の目的は、情報共有や周知徹底であることが多いです。
- 供覧：特定の相手に「見てもらう」
- 回覧：複数の人に「順番に回す」
具体的な使い分けを、表で見てみましょう。
| 言葉 | 主な目的 | 対象 | ニュアンス |
|---|---|---|---|
| 供覧 | 承認、確認、意見聴取 | 上司、関係部署の責任者など | 重要、丁寧 |
| 回覧 | 情報共有、周知 | 部署全体、関係者全員 | 一般的、網羅的 |
供覧：誰に、何を、どのように？
供覧は、よりフォーマルな場面で使われることが多いです。例えば、重要な企画書を社長に供覧する場合、単に「見てください」というだけでなく、その書類の内容を理解し、承認や指示を得ることが目的となります。したがって、提出する際には、簡単な説明を添えたり、質問に答えられるように準備したりすることが求められます。
供覧のプロセスは、一般的に以下のようになります。
- 書類を作成する
- 提出先（上司や関係者）を確認する
- 書類を提出し、供覧を依頼する
- 提出先が書類を確認し、必要に応じて質問や指示を行う
供覧する書類としては、以下のようなものが考えられます。
- 稟議書
- 企画書
- 報告書
- 契約書案
供覧は、単なる書類の受け渡しではなく、意思決定や承認を得るための重要なステップです。
回覧：情報共有の効率化
回覧は、組織内で情報を広く、かつ効率的に共有するために用いられます。「回覧板」のイメージが強いですが、現代ではメールや共有フォルダなど、よりデジタルな方法で回覧が行われることも一般的です。回覧の目的は、関係者全員が同じ情報を把握し、認識のずれを防ぐことにあります。
回覧は、以下のような情報を共有する際に有効です。
- 社内通達
- 会議の議事録
- お知らせ
- アンケート
回覧の進め方には、いくつかのパターンがあります。
- 順番に回していく方法： 物理的な書類やメールで、関係者が順番に確認していく。
- 一斉に送付する方法： メールなどで全員に同時に送り、各自で確認してもらう。
回覧をスムーズに行うためには、 誰がいつまでに確認すべきか を明確にすることが重要です。
供覧と回覧の使い分けのポイント
供覧と回覧を適切に使い分けることで、コミュニケーションの無駄を省き、誤解を防ぐことができます。例えば、新しいプロジェクトの提案書を社長に承認してもらいたい場合は「供覧」を依頼するのが適切です。一方、全社員に新しい社内規定を知らせたい場合は「回覧」で周知するのが効率的です。
使い分けのポイントは、以下の通りです。
- 目的： 承認を得たいのか、情報共有したいのか？
- 対象者： 特定の人なのか、複数人（全員）なのか？
- 緊急度： すぐに確認が必要なのか、順番で良いのか？
例えば、ある問題についての対策案を上司に報告し、指示を仰ぐ場合は「供覧」が適しています。一方、部署内で新しいツールの使い方について共有する場合は「回覧」が適しているでしょう。
「誰に、何を、なぜ」 という視点で考えると、自然とどちらを使うべきかが見えてきます。
文書管理における供覧と回覧の役割
文書管理の観点から見ても、供覧と回覧はそれぞれ異なる役割を担います。供覧された書類は、承認の記録として保管されることが多く、法的な効力を持つ場合もあります。そのため、誰がいつ供覧し、どのような判断をしたのかを明確にしておくことが重要です。
一方、回覧された書類は、情報共有の証跡として、その情報が関係者に伝達されたことを示すために利用されます。記録としての重要性は供覧ほどではない場合もありますが、後々「知らなかった」という事態を防ぐためには、回覧の記録も大切です。
文書管理システムを導入している場合、供覧や回覧のプロセスをシステム上で行うことで、記録の管理が容易になります。
- 供覧： 承認履歴、意思決定の証拠
- 回覧： 情報伝達の証拠、周知の記録
適切な文書管理は、組織の信頼性を高める上で不可欠です。
ビジネスシーンでの具体的な例
ビジネスシーンでは、供覧と回覧は日常的に使われています。例えば、営業部が作成した新しい顧客リストを、マーケティング部や経理部に「供覧」し、意見を求めることがあります。これは、リストの内容について、各部署からの確認や承認を得るためです。
一方で、社内イベントの開催案内や、年末年始の休暇に関するお知らせなどは、全従業員に「回覧」して、情報共有を図ります。これにより、全員が同じ情報を把握し、混乱を防ぐことができます。
場合によっては、一つの書類が供覧と回覧の両方の性質を持つこともあります。例えば、重要な稟議書は、まず担当部署の部長に「供覧」して承認を得た後、関連部署にも「回覧」して情報共有するという流れも考えられます。
状況に応じて柔軟に使い分けることが、円滑な業務遂行の鍵となります。
まとめ：供覧 回覧 違いをマスターしよう
「供覧 回覧 違い」について、ここまで詳しく見てきました。供覧は特定の相手に「見せる・提示する」ことで承認や指示を得る行為、回覧は複数の人に「順番に回す」ことで情報共有する行為です。それぞれの言葉が持つニュアンスと、目的に応じた使い分けを理解することで、ビジネスコミュニケーションは格段にスムーズになります。
今回解説した「供覧 回覧 違い」をしっかりとマスターし、日々の業務に活かしていきましょう。