供覧と回覧の違い、スッキリ理解！

「供覧（きょうらん）」と「回覧（かいらん）」、どちらも書類などを関係者に見てもらうための言葉ですが、その目的や進め方には明確な違いがあります。この違いを理解することで、よりスムーズな情報共有が可能になります。今回は、この 供覧と回覧の違い を分かりやすく解説していきます。

供覧と回覧の違い：目的と関係者の役割

供覧と回覧の違いを理解する上で、まず重要となるのは、その「目的」と「関係者の役割」です。供覧は、特定の人物（または部署）に、その内容を「確認してもらう」「承認してもらう」といった、より能動的なアクションを求める場合に使われます。回覧は、より広範囲の関係者に、単に「情報を周知する」「目を通してもらう」ことを目的としています。

例えば、新製品の企画書を上司に提出し、承認を得たい場合は「供覧」が適切です。一方、社内イベントの告知や、部署間の連絡事項を全社員に伝える場合は「回覧」が適しています。 この目的の違いを意識することが、情報伝達の質を大きく左右します。

供覧の際には、内容の理解度や承認の有無を確認することが重要視されます。そのため、提出者は相手の疑問に答えたり、説明を補足したりする準備が必要です。回覧の場合は、全員が平等に情報を受け取ることが重要であり、個別の対応を前提とはしません。

供覧の主な目的： 確認、承認、指示
回覧の主な目的： 周知、情報共有

供覧：確認・承認を求めるコミュニケーション

供覧は、特定の相手からの「確認」や「承認」を得ることを主眼としています。そのため、単に書類を渡すだけでなく、その内容について説明したり、質問に答えたりする機会が設けられることが一般的です。

供覧における関係者の役割は以下のようになります。

提示者： 書類の内容を正確に伝え、相手の理解を助ける。
受領者： 内容を理解し、必要であれば質問し、最終的な判断（承認など）を行う。

供覧のプロセスでは、以下のような要素が重要になります。

要素	重要度
書類の分かりやすさ	高
説明の正確さ	高
相手の疑問への対応	中

供覧は、意思決定を伴う重要なコミュニケーション手段と言えます。

回覧：広範な情報共有のための手段

回覧は、多くの関係者に広く情報を伝え、目を通してもらうことを目的とした手段です。そのため、特定の誰かの承認を待つというよりは、情報を「均一に、速く」届けることに重点が置かれます。

回覧の典型的な流れは以下のようになります。

作成者： 回覧資料を作成し、関係者リストを作成する。
担当者： 資料を関係者に順次回していく（またはメールなどで一斉送信する）。
関係者： 資料に目を通し、内容を把握する。

回覧資料に含めると良い項目:

件名（内容がすぐにわかるように）
差出人・作成日
回覧期間
その他、確認してほしい事項（任意）

回覧は、組織全体の情報格差をなくすための有効な手段です。

供覧と回覧の違い：具体的なシーンでの使い分け

では、具体的なシーンで、供覧と回覧をどのように使い分けるのかを見てみましょう。

会議資料の承認： 上司に会議資料の内容を確認してもらい、承認を得る場合は「供覧」となります。
出張申請書の提出： 上司の承認を得るために提出する場合は「供覧」です。
社内イベントの案内： 全社員にイベント開催を知らせる場合は「回覧」が適しています。
部署間での情報共有： ある部署の新しい取り組みについて、他の部署にも知ってもらいたい場合は「回覧」が一般的です。

状況に応じて適切な言葉を選ぶことが、誤解を防ぎます。

供覧と回覧の違い：書類の形式と運用方法

供覧と回覧では、扱われる書類の形式や運用方法にも違いが見られます。

供覧の場合、

書類の重要度： 承認や意思決定に関わるため、重要度の高い書類が多い。
確認・押印： 内容を確認した証として、署名や押印を求める場合がある。
個別対応： 相手の都合に合わせて、個別に対応することが多い。

回覧の場合、

書類の性質： 比較的、情報提供が主目的の書類が多い。
記録： 誰がいつ見たかの記録を残す場合もある（回覧板など）。
一斉処理： 一度に多くの人に情報を届けることを目指す。

書類の性質と、それに伴う運用方法を理解することが大切です。

供覧と回覧の違い：メールでのやり取り

現代では、メールでのやり取りも一般的になりました。メールでも、供覧と回覧の考え方は同様に適用できます。

メールで「供覧」する場合、

件名に「【要確認】〇〇について」や「【承認依頼】△△について」など、目的を明確にする。
本文で、確認や承認してほしい点を具体的に記載する。
返信期限などを明記する。

メールで「回覧」する場合、

件名に「【回覧】〇〇のお知らせ」など、情報共有であることを示す。
本文で、資料の内容を簡潔に説明し、目を通してもらうよう促す。
CCやBCCを適切に使い分ける。

メールの件名や本文で、相手に「これは供覧なのか、回覧なのか」を明確に伝えることが重要です。